search icoico arrow

Пример «функционального подхода» к оснащению рабочего места. Секретарь.

Пример «функционального подхода» к оснащению рабочего места. Секретарь.

В качестве примера можно рассмо­треть оснащение рабочего места сек­ретаря в небольшой организации. Итак, по порядку. Постановка задачи, начальные данные. Для начала выделим те кри­терии, которым должно соответство­вать рабочее место секретаря:

? Секретарь должен имеет возмож­ность:

• набирать и редактировать тексты в электронном виде, минимум на 3-х языках, с проверкой орфогра­фии, вставкой картинок и таблиц, с относительно простым форма­тированием документа;
• отправлять и получать электрон­ную почту и факсимильные сооб­щения;
• распечатать на лазерном принте­ре черно-белые документы;
• фиксировать все входящие и исхо­дящие звонки, факсимильные со­общения и электронную почту, иметь систему отслеживания полу­чения и выполнения задач, элек­тронный календарь с системой на­поминаний для себя и для шефа;

? Секретарь должен иметь справоч­ник контактов с телефонами, e-mail и другой информацией, в том числе с системой напоминаний о днях рождения, праздниках и т.д.;
? Секретарь должен иметь возмож­ность сделать ксерокопию бумаж­ного документа, желательно с функ­цией масштабирования и очистки от «помех»;
? Желательно, чтобы работа Секре­таря не прерывалась в результате кратковременного отключения света;
? Желательно, чтобы у Секретаря бы­ла возможность оцифровать и расознать документы, которые посту­пают в бумажном виде и требуют редактирования, а также возмож­ность оцифровки цветных фотогра­фий и картинок;
? Желательно, чтобы у секретаря был независимый от общей компьютер­ной сети резервный канал доступа к Internet, например, через Dial—Up;
? Желательно, чтобы у секретаря была возможность в разумные сроки сделать распечатку цветных документов с качеством бизнес-графики;
? Желательно, чтобы большинство операций секретарь мог делать, не вставая со стула;
? У рабочего места секретаря должен быть презентабельный, даже рес­пектабельный вид.

А теперь переведем все это в набор аппаратных устройств и программных продуктов:

• MS Word, возможно и MS Excel;
• MS Outlook + WinFax;
• Лазерный принтер или МФУ;
• MS Outlook;
• MS Outlook;
• Аналоговый или цифровой копир, либо МФУ, желательно с автоподат-чиком оригиналов;
• UPS;
• Сканер или МФУ;
• Факс-модем;
• Сетевой струйный или лазерный цветной принтер;
• Эргономичная мебель, стул на коле­сиках, компактные размеры всех устройств, минимальное количество устройств, удобное подключение Flash-Drive и цифрового фотоаппа­рата;
• Элегантный или деловой дизайн TFT-монитора и системного блока, желательно то же и для принте-ра/МФУ, соответствующая мебель.

Опять-таки, этот список не является исчерпывающим и однозначным, зато он перекрывает функциональные обя­занности секретаря не менее чем на 80%, и наверняка востребован прак­тически в каждой организации (здесь не учтен вариант чистого Reception).
Прошу обратить внимание, что тех­нические требования к ПК (как то: производитель CPU, его тип и частота, чипсет материнской платы, произво­дитель оперативной памяти, модель оптического привода и HDD и т.д.) от­сутствуют и не оговариваются никоим образом. Единственное, что требует­ся - чтобы ПК работал без сбоев, и работать за ним было комфортно.

Выбор системного блока, мони­тора, клавиатуры, мышки. С само­го начала оговорим, что выбор мы обозначим «крупными мазками», а конкретный вариант в качестве при­мера приведем в самом конце.

Системный блок. Если говорить о внутреннем содержании, то для на­ших задач вполне достаточной произ­водительностью обладает любой про­цессор от Intel или AMD, будет вполне достаточно встроенной графики (хотя желательна отдельная видеокарта, для 2D графики чуть лучше подходит ATI), и нужна качественно сделанная материнская плата. Объем RAM не имеет смысла брать меньше 512MB, a HDD - меньше 120GB, в бюджетном варианте подойдет оптический привод DVD/CD-RW Combo, хотя лучше нор­мальный DWD+RW. Корпус очень же­лательно компактный, обязательно с выводом на переднюю панель 2-х USB портов. Естественно, важен внешний вид корпуса - он должен быть деловым и спокойным, а не све­тящимся-блестящим.
Отдельная тема - монитор у секре­таря. Он всегда на виду, и именно он демонстрирует благосостоя­ние и является неким носите­лем имиджа компании. К ка­честву монитора, на первый взгляд, особых требований нет, но на самом деле нужен контрастный монитор с ши­рокими углами обзора, т.к. секретарю часто приходится работать над правкой документов с человеком, сидящим рядом (как правило - шефом).

К клавиатуре у секретаря основное требование - высокая надежность. Секретарь, как правило, выполняет много работы по набору текста на клавиатуре, а профессионалы спо­собны «набивать» около 200 симво­лов в минуту. Так что все изыски и до­полнительные кнопки не могут быть определяющим фактором - только надежность, и еще раз надежность.

Что касается мышки — оптимальна оптическая, с 2-мя колесиками про­крутки, на соответствующем коврике, специально для оптической мышки предназначенном. И, естественно, на­дежность.

Выбор средств печати и оциф­ровки данных. Относительно выбора технологии печати - струйной или ла­зерной - однозначное предпочтение стоит отдать лазерной, потому как размазывающиеся или пачкающиеся документы не устроят никого. Исходя же из разнообразия выполняемых се­кретарем работ, в том числе потреб­ности в оцифровке, оптимальным вы­бором будет установка именно МФУ, а не отдельного лазерного принтера и сканера, т.к. подобный вариант эф­фективнее перекрывает требования к рабочему месту по копированию до­кументов. Поскольку ксерокопировать нужно не только отдельные листы, но и материалы из книг/журна­лов/газет, лучше выбирать МФУ с планшетным сканирующим блоком, а не протяжным. А вот наличие авто-податчика оригиналов нужно только при больших объемах копирования или оцифровки страничных материа­лов (удобно, но не обязательно).

В качестве альтернативы можно ус­тановить лазерный принтер и отдель­но сканер. Как правило, сканер содер­жит специализированное ПО, позволяющее «нажатием одной кнопки» от­сканировать и отправить на принтер изображение, тем самым перекрывая функцию копира. Но вот быстродей­ствие такой системы, и тем более со­вместимость между собой ПО сканера и драйвера принтера далеко не всегда идеальны. И места они будут зани­мать, скорее всего, несколько больше, чем один МФУ.

Коммуникационные возможнос­ти. Пока что непременным атрибутом секретаря является факс-аппарат. Несмотря на личное мнение автора, что факс должен быть отдельным уст­ройством («если сломался МФУ, то хоть что-то работает»), с объективной точки зрения нам и здесь очень по­дойдет МФУ, только оснащенный со­ответствующим модулем для получе­ния и отправки факсов. Здесь есть и свои плюсы. Первый - присутствую­щая во многих МФУ возможность принимать факсы на ПК, что очень удобно и с точки зрения ведения ката­лога входящей корреспонденции в электронном виде (в том же MS Outlook), и с точки зрения факс-спама. Второй - частое применение факс-модулей нового поко­ления, позволяющих переда­вать данные в 3 раза быст­рее, в цифровом виде и даже в цвете.

В качестве резервного ка­нала для отправки и получе­ния факсов, а также в качест­ве резервного канала доступа к Internet, отлично подойдет внутренний факс-модем или самый простой внешний, на­пример, подключающийся по интерфейсу LJSB (для умень­шения количества проводов).

Бесперебойное энергос­набжение рабочего места се­кретаря можно считать второй по важности задачей после сервера. По­этому хотя бы небольшой источник бесперебойного питания, способный обеспечить эффективную защиту от помех по питанию и обеспечить рабо­ту в течение 15-20 минут при отсут­ствии напряжения в сети, должен быть обязательно. Что здесь надо учесть обязательно, так это наличие лазер­ного принтера или МФУ, которые обязательно должны подключаться к электросети через фильтр, но не обязательно обеспечиваться энер­госнабжением при отсутствии напря­жения в сети.

Если присмотреться, то сквозь все требования проходит одна общая нить - надежность работы каждого устройства, минимальная вероятность отказа и возможность максимально быстро устранить неисправность в случае ее возникновения. Особенно это касается системного блока и МФУ, как наиболее критичных и трудно заменимых составляющих компьютеризированного рабочего места.

Резюме.

Если присмотреться, то сквозь все требования проходит одна общая нить - надежность работы каждого устройства, минимальная вероятность отказа и возможность максимально быстро устранить неисправность в случае ее возникновения. Особенно это касается системного блока и МФУ, как наиболее критичных и трудно заменимых составляющих компьютеризированного рабочего места. Именно здесь всплывают во­просы надежности техники, надежно­сти поставщика техники, возможности поставщика по выполнению гаран­тийных обязательств, текущее и пос­легарантийное обслуживание.
Вторая нить, несколько скрытая -это совместимость между собой всего комплекса аппаратных и програм­мных средств, програм­мных средств, бесконфликтность их совместной работы.

И вот тут всплы­вает такой немаловажный фактор, как понятие «решение» - т.е. проверенные поставщиком этого самого решения аспекты совместимости и совместной работоспособности всех компонент. Идеальным в данном случае является не просто поставка «все из одних рук», а именно «все от одного производите­ля», или «самые критичные компонен­ты - от одного производителя».

Ну и третья нить, специфическая для нашей страны - надежность постав­щика в плане «плавучести» в подвер­женной всяческим кризисам эконо­мического и околоэкономического ха­рактера действительности. Согласи­тесь, будет крайне неприятно, если выдавшая 3-х летнюю гарантию ор­ганизация бесследно исчезнет через несколько месяцев, а у Вас произой­дет серьезная поломка техники или попадется заводской брак.

Последние комментарии

    Комментариев не найдено, вы можете оставить первый комментарий!

Оставить комментарий

Ваше имя:

Почта:

Комментарий:

© 2000-2013 Academy.kiev.ua. Все права на любые материалы, опубликованные на сайте, защищены в соответствии с украинским и международным законодательством об авторском праве и смежных правах.